BOB半岛平台档案、证书、印章管理规定

（草案）

第一章 总则

第一条 为了加强本会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定，结合本会章程及实际情况，制定本办法。

第二章 档案管理

第二条 基金会档案包括：主要任职人员及工作人员个人档案、捐赠信息、会议记录、决议票据等，均作为机密文件进行保存。

第三条 基金会的归档资料实行“年度归档”制度，由基金会秘书处办公室专人管理。档案管理员根据基金会档案资料的形成特征，制定案卷类目，合理分类归档整理。

第四条 文书档案归档范围具体包括以下类别：

（一）收、发文件；

（二）各种形式的会议文件、纪要、记录材料；

（三）决定、规定、制度、办法、通报；

（四）工作、审计、会计报告材料；

（五）预决算、统计报表；

（六）合同、协议书；

（七）任免、聘任、奖励、处分材料；

（八）重要人员个人档案；

（九）发放证明及其他需要存档的具有参考价值的文件资料；

第五条 基金会理事有权申请查阅基金会会议记录和基金会决议记录，不能查阅其他备案人员的个人档案和捐赠信息。

第六条 档案不得借出，如有特殊需要，经秘书长批准，并办理登记手续后，方可查阅、摘抄、复印。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。

第七条 个人档案信息如有变动，应迅速将更新资料寄送至秘书处进行修改。秘书处收到材料后须尽快更新相关信息。

第八条 档案的移交、销毁须由理事长审批，秘书长监交、监销。

第三章 印章的保管和使用

第九条 印章的启用或废止由理事会批准后方能生效。作废印章必须交秘书处封存或销毁。

第十条 印章由秘书处专人管理，并做好用章登记。印章的存放地点要求安全保险。印章管理人员要坚持原则，严格照章用印。

用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款，并仔细审阅文书内容，审查材料是否齐全。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。

第十一条 印章的使用范围 ：

（一）用于以基金会名义发送的各种公文、文书材料、报表等；

（二）用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等；

（三）用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；

（四）用于基金会批准的申请表、申报材料；

（五）用于以基金会名义对外开具的各种证明。

第四章 证书的保管和使用

第十二条 登记证书由秘书处专人管理。

第十三条 证书管理人员必须认真负责、妥善保管、忠于职守，不得伪造、涂改、损毁、出借、转让、出租。

第十四条 登记证书上所记载的事项发生变更时，必须及时上报登记管理机关申请更换。

第十五条 登记证书如有遗失或污损，必须及时向秘书长汇报，并向登记管理机关申请补领、更换。如证书遗失，还要在报刊上刊登遗失作废声明。

第五章 附则

第十六条 本办法未尽事宜，按国家有关法律、法规和基金会章程的规定执行。

第十七条 本办法由BOB半岛平台负责解释，自发布之日起实施。